Fehler 1 – Ziel der Veranstaltung unklar definieren

Zu Beginn der Eventorganisation steht die Eventplanung. Bei jeder Veranstaltung sollte zunächst folgende Frage geklärt werden: Was ist das Ziel meines Events?

Dabei gibt es viele Ziele, die mit einer Veranstaltung verfolgt werden können: das Engagement der Teilnehmer steigern, Networking, Teambuilding, die Markenbekanntheit steigern, Leads generieren, Produkte verkaufen, Umsatzwachstum, u.v.m.

Ist das Ziel nicht klar definiert, kann es passieren, dass wertvolle Zeit bei der Eventplanung verloren geht und man am Ende keine Möglichkeit hat, den Erfolg des Events zu messen.

Um das zu vermeiden, können KPIs (Key Performance Indicators) helfen. Die Ziele werden dabei in messbare Daten übersetzt und können am Ende der Veranstaltung ausgewertet werden.

Dies hat für Event-Verantwortliche zum einen den Vorteil, dass die Ziele klar für alle Beteiligten definiert sind. Zum anderen können die Event-Erfolge einfach ermittelt und damit eventuell zukünftiges Event-Budget besser gerechtfertigt werden.

Fehler 2 – Zielgruppe der Veranstaltung unklar definiert

Neben dem Ziel spielt aber auch die Zielgruppe eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Events.

Hier stehen beispielsweise folgende Fragen bei der Eventorganisation im Fokus:

• Wer ist meine Zielgruppe? (jung – alt, weiblich – männlich, plane ich ein Event für meine Mitarbeiter oder will ich Lieferanten, Bestandskunden oder neue Kunden erreichen?)
• Welche Themen interessieren meine Zielgruppen und was erwartet sie von meinem Event?
• Was ist sie bereit für mein Event zu zahlen?
• Wie erreiche ich sie am besten?
• v.m.

Nur, wenn die Zielgruppe klar definiert ist, können auch die Ziele, die man sich für das Event gesetzt hat, erreicht und das Event ein Erfolg werden.

Fehler 3 – Falsche Terminwahl

Du denkst, man kann bei der Terminwahl nichts falsch machen? Da irrst Du Dich!

Dass man beispielsweise ein Firmen-Event nicht an Weihnachten oder Ostern plant, ist sicher jedem Event-Verantwortlichen klar. Darüber hinaus gibt es aber auch noch andere Termine, die Du unbedingt im Hinterkopf haben solltest, um zu vermeiden, dass nach der anstrengenden Eventplanung Deiner Veranstaltung am Ende vielleicht nur 50% Deiner Gäste teilnehmen.

Überprüfe, ob sich Dein Wunschtermin mit folgenden Terminen überschneidet und wähle in diesem Fall lieber einen neuen:

• gesetzliche Feiertage und Ferien in den Bundesländern und Ländern, aus denen Du Deine Teilnehmer / Gäste erwartest
• dabei müssen Brückentage unbedingt mit berücksichtigt werden – sie eigenen sich eher weniger als Veranstaltungstermin und sollten daher vermieden werden
• kirchliche Feiertage und regionale Festtage
• aber auch politische, sportliche oder kulturelle Großereignisse können die Teilnahmebereitschaft Deiner Gäste beeinflussen und müssen dringend beachtet werden
• große Branchen-Events oder Messen, die eine ähnliche Zielgruppe haben wie Dein Event

Fehler 4 – Schlechte Wahl der Location bei der Eventplanung

Der Erfolg Deines Events ist stark von der Wahl der richtigen Location abhängig. Denn sie bietet den passenden Rahmen, um die gewünschte Wirkung zu erzielen und Deinen Gästen lange positiv im Gedächtnis zu bleiben.

Viele Event-Verantwortliche unterschätzen diesen Aspekt und geben sich bei der Eventorganisation auch mit nicht optimalen Lösungen zufrieden, da sie den Fokus lieber auf die Inhalte legen. Dabei ist die Location für den Eindruck und das Wohlbefinden der Teilnehmer mindestens genauso entscheidend.

Folgende Punkte solltest Du bei der Wahl der Location beachten:

• Passt der Stil der Location zur Art des Events
• Ausreichende Größe und Anzahl der Räumlichkeiten
• Lage und Infrastruktur
• Parkmöglichkeiten
• Technische Ausstattung
• Funktionierender WLAN-Zugang (klingt trivial - Probleme bei der Verbindung oder lange Wartezeiten führen aber schnell zu sinkender Laune bei den Gästen)
• Zufahrtswege für Lieferanten
• Lagerräume
• Räume für Catering, Künstler und Crew
• Anzahl sanitärer Anlagen und deren Zustand
• Sicherheit
• Kosten

Fehler 5 – Standardisierte Einladungen

Um sicher zu gehen, dass die Einladung in der Flut der Mails, die die Empfänger jeden Tag erhalten, nicht untergeht und sofort im Papierkorb landet, kommt es bereits bei der Einladung zum Event auf die persönliche Ansprache an.

Für welche Themen interessiert sich der Empfänger? Was kann ihm die Veranstaltung bieten, dass er sie unbedingt besuchen sollte? Wie wird der Empfänger am liebsten angesprochen? Wie sollte das Design gestaltet sein, damit es die Zielgruppe bestmöglich anspricht?

Macht man hier den Fehler und versendet einfach eine standardisierte Einladung an seinen gesamten Verteiler, verschenkt man wertvolles Potenzial, hoch interessierte Teilnehmer für sein Event zu generieren.

Je genauer bekannt ist, wer die Zielgruppe ist, die angesprochen werden soll, desto passender kann die Einladung gestaltet werden und desto eher wird sie geöffnet, gelesen und führt im besten Fall zu einer Teilnahme.

Fehler 6 – Keine oder unpassende Werbung für das Event machen

Dieser Fehler ist leider bei der Eventorganisation stärker verbreitet, als man annehmen würde – der Irrglaube, dass die Teilnehmer das Event besuchen, ohne dass im Vorfeld Werbung dafür gemacht werden muss.

Bei der Vielzahl an Events, die es heute auf dem Markt gibt, ist es ohne den Einsatz von Werbung fast unmöglich, ein erfolgreiches Event zu organisieren.

Sinnvolle Vermarktung bedeutet nicht: planlos E-Mail-Einladungen versendet, Social Media-Kampagnen zu geschalten und Banner zu erstellen.

Es bedeutet vielmehr, einen Vermarktungsplan zu erstellen, in den alle Aktivitäten, Zeiträume und Kennzahlen eingetragen werden können. Dies hilft dabei, den Überblick zu behalten, die Kampagnen sinnvoll aufeinander abzustimmen und die relevanten Kennzahlen sinnvoll messen und auswerten zu können.

Dadurch können Erfahrungen gesammelt werden, welche Kampagnen sich bewähren und in welche zukünftig mehr Budget investiert werden sollte.

Fehler 7 – Registrierungsprozess ist zu aufwendig

Die Registrierung hat einen großen Einfluss auf den Event-Erfolg. Mit den Anmeldungen steht und fällt die Veranstaltung, denn melden sich nicht genügend Teilnehmer an, war der ganze Aufwand umsonst. Darum sollte ein besonderes Augenmerk auf den Registrierungsprozess gelegt werden.

Wurde die Einladung personalisiert verschickt und ist die Öffnungsrate gut, kommt es darauf an, die Interessenten nicht doch noch beim Anmeldeformular zu verlieren.

Vermeide hierbei unbedingt:

• Zu lange Formulare
• Abfrage zu vieler persönlicher Daten – es sollten nur die Daten abgefragt werden, die für die weitere Kommunikation und Personalisierung zwingend benötigt werden
• Lange Ladezeiten der Anmeldeseite
• Unübersichtliches Design
• Fehlende Informationen zum Event

Fehler 8 – Schlecht geplanter Aufbau

Die Zeit der Vorbereitung und Werbung ist vorbei und das Event steht vor der Tür. Nun ist es Zeit für den Aufbau.

Achte dabei auf folgende Punkte:

• Plane unbedingt genügend Zeit ein, sodass keiner der Lieferanten und Dienstleister in unnötigen Stress gerät und alle Beteiligten vor Beginn des Events auch noch ausreichend Zeit für ein letztes Briefing haben
• Koordiniere die Lieferanten so, dass es z.B. zu keinem Stau an der Laderampe kommt oder alle gleichzeitig den Aufzug nutzen wollen
• Achte vorab auf ausreichend breite Zufahrtswege und frage bei den Lieferanten und Dienstleistern z.B. auch nach deren technischen Anforderungen für die Anlieferung
• Als Event-Verantwortlicher solltest Du Dich selbst nicht bzw. nur in geringem Maß für Aufbauarbeiten einplanen, da Du stets ansprechbar für Fragen und die Koordination vor Ort sein solltest, ohne dass Deine Aufgaben dann am Ende unerledigt bleiben

Fehler 9 – Es gibt keinen Plan B bei der Eventorganisation

Selbstverständlich kann man sich vorab nicht auf alle Eventualitäten und Probleme, die während eines Events auftauchen könnten, vorbereiten. Es gibt aber bestimmte Umstände, die man bereits bei der Eventplanung im Hinterkopf haben muss und für die ein Plan B unabdinglich ist.

Ist Dein Event z.B. im Freien geplant und das Wetter spielt nicht mit, sollte für diesen Fall ein Alternativplan vorbereitet sein, sodass das Event nicht komplett ins Wasser fallen und abgesagt werden muss.

Fehler 10 – Schlechtes Catering

Auf leeren Magen lässt es sich schwer denken. Das trifft auch auf Dein Event zu.

Selbstverständlich spielt das Programm mit guten Speakern oder tollen Künstlern eine entscheidende Rolle für eine erfolgreiche Veranstaltung, aber auch das Catering sollte nicht außer Acht gelassen werden.

Denn auch die weltbeste Veranstaltungs-Agenda bekommt nicht die gewünschte Aufmerksamkeit, wenn sie an ein hungriges Publikum gerichtet ist.

Wichtig beim Catering:

• Das Essen und die Getränke müssen für alle Gäste ausreichend vorhanden sein
• Bei der Auswahl der Speisen muss auch an vegetarische / vegane und muslimische Gäste gedacht werden
• Warmes Essen muss auch warm beim Gast ankommen
• Passe die Auswahl der Speisen an die Anforderung Deiner Gäste an (nicht jeder Gast mag „Schickimicki“-Essen wohingegen sich Gäste auf einer Galaveranstaltung sicher mehr wünschen als Currywurst mit Pommes)
• Das Catering sollte nicht zu spät eingeplant werden
• Es muss ausreichend Service-Personal eingeplant werden, sodass lange Wartezeiten oder unsaubere Buffets und Tische vermieden werden

Fehler 11 – Mehr ist mehr

Ein durchgetakteter Tag von morgens bis abends ohne die Möglichkeit andere Teilnehmer kennenzulernen oder sich mit ihnen austauschen zu können – das wird von den meisten Gästen sicher negativ gewertet.

Vergiss bei der Planung Deines Programms nicht, dass Besucher nicht nur wegen dem Event als solches, sondern vor allem aufgrund anderer Teilnehmer kommen, um ihr Netzwerk auszuweiten.

Biete den Besuchern „Verschnaufpausen“, gib ihnen ausreichend Gelegenheiten zum Austausch mit anderen Gästen und schaffe Networking-Möglichkeiten, sodass die Besucher dein Event als gute Plattform zum Knüpfen neuer Kontakte in Erinnerung behalten und so auch gerne wieder kommen.

Fehler 12 – Die Nachbereitung eines Events vernachlässigen

So wie ein Event nicht auf die Planung verzichten kann, so sollte man auch eine ordentliche Nachbereitung nicht vernachlässigen.

Auf die Fragen: „War das Event ein Erfolg?“ sollte man nicht nur mit einem Gefühl antworten sondern valide Daten zugrunde legen können.

Oftmals machen Event-Verantwortliche den Fehler, dass sie solche Daten nicht während der gesamten Planung erheben und damit für das Reporting keine aussagekräftigen Zahlen vorweisen können.

Dies macht die Erfolgskommunikation gegenüber den Vorgesetzten und die Rechtfertigung für weitere Event-Budgets sehr schwierig. Kein Event-Verantwortlicher sollte sich hier nur auf sein Gefühl verlassen. Es gibt so viele Möglichkeiten, die zuvor definierten KPIs zu erheben und auszuwerten.

Alle Prozessschritte einer Teilnehmer-Reise generieren wertvolle Daten, z.B.

• wie viele und welche Entscheider haben auf meine Einladungen reagiert
• wer hat sich im Registrierungsprozess angemeldet
• wofür interessieren sich die Teilnehmer
• am Check-In des Events kann man erfassen wer wirklich erscheint und wie lange die Teilnehmer bleiben
• während der Veranstaltung können wichtige Erkenntnisse gewonnen werden, wie beispielsweise wer mit Apps interagiert
• welcher Gast hat bestimmte Vorträge besucht und für welche Themen er sich damit interessiert

Fazit – Fehler bei der Eventorganisation

Fehler bei der Eventorganisation zu machen ist menschlich und kommt auch bei den besten Event-Managern mal vor.

Hier haben wir nochmals eine Checkliste für Dich, damit Dir die häufigsten Fehler bei der Organisation Deines Events nicht passieren:

• Definiere ein klares Ziel
• Definiere eine Zielgruppe
• Berücksichtige Feiertage, Ferien, Großereignisse bei Deiner Terminwahl
• Achte auf die Wahl einer passenden Location
• Versende personalisierte Einladungen
• Mache gezielt Werbung für Dein Event
• Achte auf einen einfachen Registrierungsprozess
• Plane den Aufbau im Detail und achte auf ausreichend Zeit
• Habe einen Plan B bei absehbaren Risiken
• Sorge für gutes Catering
• Biete den Gästen Networking-Möglichkeiten
• Vernachlässige die Nachbereitung des Events nicht

Die Eventorganisation und Planung sollten nie unterschätzt werden und auch die Auswirkungen – auch finanziell – die Fehler mit sich bringen, können nicht unerheblich sein. Daher gilt es immer abzuwägen, ob man die Zeit selbst aufwenden will und kann und das Know-how selbst mitbringt oder, ob man sich lieber an eine professionelle und erfahrene Event-Agentur wendet, die bei der Planung unterstützen oder die Planung natürlich auch komplett übernehmen kann.

Wenn du professionelle Hilfe bei der Eventorganisation und Planung brauchst, helfen wir dir gern weiter.