Ist die E-Mail das ultimative Kollaborationstool für Agenturen?

Wir alle hassen sie, wir alle lieben sie: die E-Mail. Tagtäglich kämpfen wir mit einem neuen E-Mail-Berg und fluchen uns einen Wolf, weil dieser scheinbar nicht kleiner wird. Aber so wirklich lösen können wir uns von ihr auch nicht.

Ist sie der nützliche Idiot unter den Kollaborationstools? Warum werden weltweit immer noch über 400 Milliarden E-Mails pro Tag versandt? Und wann werden eigentlich die Versprechen der modernen Tools eingelöst? Finden wir es heraus!

Erstes Alleinstellungsmerkmal: Die E-Mail als Tool-Zecke

Die E-Mail scheint zeitlos zu sein, während viele Tools für die Zusammenarbeit kommen und gehen. Einer der wichtigsten Gründe dafür könnte ihre Universalität sein. Denn Fakt ist: Selbst Oma Ilse hat heute eine E-Mail-Adresse. Die meisten Menschen haben sogar mindestens zwei – eine private und eine geschäftliche.

Diese Tatsache verschafft der E-Mail eine Art Monopolstellung. Mit Tool-Zecke ist lediglich gemeint, dass wir heute bei fast jeder Registrierung für eine neue Anwendung eine E-Mail-Adresse benötigen. Die E-Mail-Adresse ist der Internetausweis schlechthin. Und da waren wir noch gar nicht bei ihren Funktionen für die täglichen Aufgaben.

Die besondere Rolle der E-Mail in der digitalen Kommunikation

1. Universalität: Fast jeder, der online ist, hat eine E-Mail-Adresse. Es ist ein universelles Tool, das nicht auf eine bestimmte Plattform oder ein Betriebssystem beschränkt ist.
2. Formalität: E-Mails haben oft eine formellere Anmutung als Instant-Messaging-Dienste oder Kollaborationstools mit Chat-Funktion. Sie werden häufig für professionelle Kommunikation, offizielle Anfragen und andere formelle Zwecke verwendet.
3. Gespeicherte Kommunikation: Ihr digitaler Schriftverkehr wird automatisch gespeichert und archiviert. Dies ist besonders nützlich für die geschäftliche Kommunikation, wo ein Nachweis von Gesprächen oder Vereinbarungen notwendig sein könnte.
4. Keine Echtzeit-Kommunikation erforderlich: Anders als bei Chat-Apps oder Videokonferenzen erfordert die E-Mail keine simultane Kommunikation. Personen können E-Mails lesen und darauf antworten, wann immer es ihnen passt.
5. Verteilung an viele Empfänger: E-Mails können an eine große Anzahl von Empfängern gesendet werden, z. B. über Mailinglisten oder durch das Hinzufügen mehrerer Empfänger in das "An"- oder "CC"-Feld. Auch beliebt ist die „BCC“-Funktion für Blindkopien, um z. B. den Datenschutz sicherzustellen.
6. Sicherheit und Verschlüsselung: Einige E-Mail-Dienste bieten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um eine sichere Kommunikation zu gewährleisten. Allerdings ist die sichere Verschlüsselung immer noch nicht der Standard.
7. Integration mit anderen Tools: Viele Anwendungen und Dienste wie Kalender-Apps, CRM-Systeme oder Projektmanagement-Tools sind mit unserem E-Mail-Dienst verbunden. Benachrichtigungen, Erinnerungen, Bestätigungen und Updates können leicht per E-Mail gesendet oder empfangen werden.

Nun könnte man sagen: Wozu brauchen wir dann noch Tools wie Slack, Microsoft Teams, Asana, Miro und Co. für unsere tägliche Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern? Die E-Mail kann mit diesen Tools in vielerlei Hinsicht nicht konkurrieren, denn sie hat viele Schwachstellen.

Der digitale Rattenschwanz

Die E-Mail, einst das leuchtende Symbol digitaler Kommunikation, zeigt in der heutigen, schnelllebigen Arbeitswelt ihre Alterungserscheinungen. Die Hauptkritikpunkte sind:

• Neigung zur Informationsüberflutung: Überfüllte Posteingänge, verlorene Prioritäten und Antwortverläufe, die sich über Monate erstrecken. Die E-Mail ist ein Informationsmonster, das uns die Übersicht nimmt. Studien ergaben bereits, dass das Stresslevel von Menschen steigt, je mehr E-Mails sie bearbeiten müssen.
• Perfekte Quelle für Angreifer: Das stärkste Argument der E-Mail – nämlich ihre Universalität – ist gleichzeitig ihre größte Schwachstelle. Das latente Problem von Spam, Phishing und anderen sicherheitsrelevanten Bedrohungen führt dazu, dass unser Workflow gestört wird und erhebliche Risiken für die Datensicherheit entstehen.
• Der Güterzug unter den ICE-Tools: Wer bei der Kommunikation eine schnelle Reaktion benötigt, wird im E-Mail-Verkehr nicht glücklich. Die teilweise langen Reaktionszeiten können nicht nur zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Aufgaben führen. Manchmal kommen E-Mails auch gar nicht an oder gehen in der Flut unter – dies kann schnell Missverständnisse und Fehler zur Folge haben.
• Niedriges Produktivitätslevel: Das Design von E-Mail-Diensten basiert eher auf sequenzieller als auf paralleler Kommunikation und macht es uns schwer, mehrere Kommunikationsstränge gleichzeitig zu verfolgen, was in modernen Agenturen und Unternehmen oft unerlässlich ist. Außerdem können größere Dateien gar nicht verschickt werden und man verliert sehr schnell den Überblick. Ganz zu schweigen vom Chaos, das entsteht, wenn verschiedene Versionen von Dokumenten hin- und hergeschickt werden.

Entscheidende Kriterien bei Kollaborationstools

Wonach suchen Agenturen und andere Unternehmen, wenn es um die zukünftige Zusammenarbeit geht? Hier sind einige der zentralen Eigenschaften, die ein modernes Kollaborationstool haben sollte:

• Intuitivität: Ist das Tool leicht verständlich, die Bedienung intuitiv? Wie viel Einarbeitungszeit wird benötigt?
• Funktionsvielfalt: Gibt es neben Chat-, Dokumentenmanagement- und Konferenzfunktion beispielsweise auch die Möglichkeit zur Abbildung von gesamten Projekten?
• Produktivität: Wie gut unterstützt das Tool die täglichen Arbeitsabläufe? Reduziert es Ablenkungen oder verursacht es sogar welche? Arbeitet man dadurch insgesamt effizienter?
• Kosten-Nutzen-Verhältnis: Bietet das Tool so viel Mehrwert, dass sich eine Investition rechtfertigen lässt?
• Integrierbarkeit: Lässt sich das Tool in bestehende Prozesse integrieren oder mit vorhandenen Tools verbinden?
• Skalierbarkeit: Kann ein Tool mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten?
• Datensicherheit & Datenschutz: Können wichtige Dokumente und Dateien verloren gehen oder gibt es Backup-Funktionen? Werden die aktuellen, gesetzlichen Datenschutzanforderungen erfüllt?

Die E-Mail kann vielleicht noch beim Kosten-Nutzen-Verhältnis, der Skalierbarkeit und bei Datensicherheit sowie Datenschutz punkten. Um viele andere Kriterien zu erfüllen, werden wir jedoch weiterhin Kollaborationstools nutzen.

Auch wir bei smic! testen immer wieder neue Tools, die uns die Arbeit erleichtern und produktiver machen. Manche bleiben länger, andere werden schneller verworfen. Die E-Mail bleibt aber tatsächlich immer ein fester Anker, auf den wir nicht verzichten können und auch nicht verzichten wollen. Zumindest noch nicht.